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ERP实务：进货验收单功能设计实例
[ 2008-8-26 10:06:42 ]


笔者负责ERP产品设计时间不久，就接到一个重大任务，上司要求我完成进货验收单处理的设计工作。笔者结合自己以前的工作经验，还去一家企业实际考察后，结合ERP产品的原先功能，做出了以下的设计思路。　　一、进货验收单审核时检查。　　在进货验收单审核之前，系统必须对相关的内容进行检查，以提高进货验收单数据的准确性。　　检查一：验收数量加上验退数量是否等于进货数量。一般情况下，在没有不良品的情况下，进货数量就等于验收数量。但是，在有不良品时，进货数量等于验收数量加上验退数量。这个验退数量会在进货单审核后，直接转换为退货单。当退回单审核后，才会扣除进货数量。也就是说，在退货单没有审核之前，这个不良品仍然是企业的资产。所以，在进货单审核的时候，进货数量必须等于验收数量与验退数量之和。若不等于的话，则进货验收单就无法审核。　　检查二：进货验收单审核时间所在的期间是否打开。因为进货验收单中，有涉及到费用的问题，所以根据财务控制的要求，进货验收单审核的时间其对应的期间，必须是打开的。若没有打开的话，则任何交易的单据都将无法审核。所以，当这个审核时间对应的期间没有打开的时候，系统就会提示错误信息：“期间关闭，请先打开期间”。　　检查三：是否有前置单据。若在进货单单据设置的时候，把进货验收单设置成为必须核对前置单据。则在进货验收单审核的时候，会检查进货验收单中是否有进货单的信息。若没有进货单信息，即企业用户是手工建立进货验收单，而不是根据进货单转换过来，或者没有指定进货单时，这笔验收单将无法审核。因为在验收单审核的过程中，会更新进货单中的相关信息，所以，在这里核对前置单据，是有必要的。　　二、撤销审核时的控制。　　在某些特定的情况下，如进货验收单出现错误时，是允许进货验收单可以撤销审核。但是，其是有比较严格的限制条件的。若不满足这些限制条件，则系统会拒绝撤销审核进货验收单。　　限制条件一：日期上的限制。进货验收单若要审核，必须满足两个日期条件。一是在进货验收单撤销审核时候，撤销审核的时间所对应的期间必须是打开的，否则的话，系统会提示错误信息。二是撤销审核的时候，时间必须是大于财务冻结日期。因为进货验收单撤销审核后，会影响财务的结算。所以，为了保障数据的一致性，进货验收单如果要撤销审核，必须要在财务冻结日期之前撤销审核，否则的话，系统是不允许的。若在财务冻结日期之后，还需要修改进货验收单，一般不允许，只有通过其他单据来做调整，如通过成本调整单、库存调整单等等。　　限制条件二：进货验收单所对应的进货单步存在应付凭单或者应付凭单已经作废。在根据进货单生成应付凭单的时候，应付凭单计算应付金额的时候，是根据进货单上的验收数量来进行计算的。而撤销进货验收单的时候，会同市更改进货单上的验收数量。如此的话，进货单上的验收数量与进货单所对应的应付凭单内容就对不上了。所以，遇到这种情况的话，系统是拒绝进货验收单撤销审核的。除非企业用户删除这种应付凭单或者作废这张单据。如此控制的目的，就是为了保障数据前后的一致性。从这里也看出，在进货验收单上关联对应的进货单的重要性。在进货单单身中，有一个“应付凭单单号”字段，该字段会根据其他作业进行自动改写。在进货验收单撤销审核时，就根据这个字段的内容来判断进货单是否已经有应付凭单，或者应付凭单有否作废。　　三、进货验收单审核过程中的批处理作业。　　在进货验收单审核的过程中，在系统后台会自动发生一些作业，更新相关单据的内容，以保障数据的一致性。　　1、更新进货单单身的进货验收单号。在进货单单身中，有一个进货验收单号的字段。若这个字段中有内容的话，可以在进货单中直接通过关联查询，查到对应的进货验收单，这方便了用户对于日后单据的追踪与管理。在进货验收单审核的时候，若进货验收单中有相关的进货单信息，即用户是按照进货单生成进货验收单，或者在手工开立进货验收单的时候，制定了进货单号，则在进货验收单审核过程中，后台会自动把这个进货验收单号更新给进货单。同时，对于进货单来说，若进货单单身有这个进货验收单字段有内容的话，则该进货单就无法审核。另外，若是采用“进货单转换进货验收单”作业产生进货验收单的话，这个字段的内容是在这个转换的过程中就被更新了。　　2、更新进货单单身的验收数量。若走验收流程的话，在进货单审核后，进货单单身的验收数量为0。这个字段是根据进货验收单中的验收数量而更新的。在进货验收单进行审核时，会自动把这个进货验收数量更新到相关的纪录中。当然，前提是进货验收单中有相关的进货单信息，或者说，系统能够知道进货验收单所对应的是哪一张进货单。　　3、直接生成应付凭单功能。若企业用户走进货验收流程的话，则可以不用进货单作为结帐的依据，而直接利用进货验收单进行结帐。这在系统初始化的时候可以进行设置。若在系统初始化的过程中，把进货验收单设置成为自动结帐的话，则在进货验收单审核之后，会自动根据这张进货验收单生成应付凭单。不过这种流程采用的企业比较少。毕竟，进货验收单只能作为结帐的依据，企业最终还是要根据进货单来做帐。　　4、分批验收的处理。同一张进货单中同一笔材料，企业可能是分批收货、分批验货，遇到这种情况时，信息该如何处理?如在进货单单身中，验收数量则是各次验收数量的累计。进货单单身中，验收单号为最近一次验收的单号，日期为最近一次验收的日期。不过，在关联查询的时候，仍然需要能够关联查询到所有的验收单。即利用进货单单号去匹配所有的进货验收单中的进货单号，查询处复合条件的进货单验收单。　　5、扣款金额的计算。一般来说，企业由于不良品导致的退货时，扣款金额一般包括三部分，一是产品本身的货款，这可以直接根据验退数量乘以产品单价计算出来;二是进货费用，如有可能企业是自己去拉货或者运输费用要企业自己承担，此时，在退货的时候就需要供应商承担一定的进货费用;三是产品检验费用，如是委托第三方进行进货验收或者需要采用仪器检验时，若没有发生不良品，则这个费用由企业承担，若发生不良品的话，则需要由供应商承担这个检验费用。所以，最后计算出来的扣款金额的话，往往比退货金额要大。　　6、有时候，进货验收单审核还会触发相关的工作流。如企业可能在工作流中进行了设置，当进货验收单审核后，自动发邮件给采购、生产、仓库、物控、财务等相关部门。此时，在进货验收单审核后，系统就会触发这个工作流，把进货验收单的信息发送给各个相关的人员。所以，在进货验收单审核的时候，审核流程还会去系统中查询，看看是否存在对应的工作流，若有的话，就会触发他。　　四、权限控制。　　在进货验收单权限设计中，主要牵涉到三个方面。　　一是谁有权审核这张进货验收单? 　　一般来说，进货验收单的建立人，是不能够审核自己建立的单据。在进货单单据设置中，有一个“自己是否可以审核单据”的选项。默认情况下，使没有选中的，即表示员工不能审核自己建立的进货验收单。可以在单据设置的时候，指定进货验收单具体的审核人员，以规范进货单的审核动作。　　二是谁有权撤销或者作废这张验收单? 　　不仅进货验收单不能随便审核，也不是所有的人都可以撤销或者作废这张验收单的。在单据初始化的时候，系统管理员需要指定，谁有权进行进货验收单的撤销与审核。在用户进行这些操作时，系统会判断用户是否具有相关的权限。如没有的话，系统会拒绝相关的操作。　　三是进货验收单上的关键信息，如产品的价格等，验收人员是否可以看到? 　　在进货验收单上可能会有价格等比较敏感的信息，这些信息，作为进货人员是否可以看到呢?这也可以在系统初始化的时候进行设置，以保障价格信息的安全性。　　权限信息基本上沿用ERP系统原有的权限设计体系。

（以上信息由 BOBBY 整理提供）


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